4 astuces pour bien utiliser le paperboard en réunion

Dans cet article, je vous donne quatre astuces pour bien utiliser votre Paperboard lors de vos réunions.

zenaubureau.blog paperboard

 

Qu’est-ce qu’un Paperboard ?

C’est un tableau papier souvent utilisé en réunion et qui présente de nombreux avantages pour l’animateur de réunion :

  • Il vous permet de dessiner rapidement un schéma pour expliciter une partie de votre discours ;
  • Il permet d’écrire rapidement le plan de votre réunion ou son ordre du jour ;
  • Il peut servir aux personnes présentes pour réaliser des travaux en sous-groupes ;
  • Il peut réduire votre stress car votre public focalise son attention sur ce que vous écrivez et non plus directement sur vous.

C’est avant tout un support visuel qui plaira aux gens qui sont dans cette catégorie (40% de votre auditoire).

1 – Bien placer son Paper Board

Si vous êtes droitiers ou gauchers vous ne placerez pas le Paperboard au même endroit dans la pièce. En effet, il faut toujours garder un œil sur votre public qui doit voir ce que vous faites lorsque vous écrivez sur le tableau (et non votre dos!).

  • Vous êtes droitiers :
    je vous conseille de positionner le Paperboard à gauche de la salle et de vous placer ainsi à gauche du tableau pour écrire.

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  • Vous êtes gauchers :
    je vous conseille de positionner le Paperboard à droite de la salle et de vous placer ainsi à droite du tableau pour écrire.

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2 – Écrire gros et en majuscules

Avant le démarrage de votre réunion, vous devez vérifier si les gens qui seront au fond de la salle verront ce que vous écrivez. Pour ce faire, écrivez par exemple le titre de votre réunion en haut de la première page du tableau papier. Puis, allez au fond de la salle pour voir si c’est lisible.

Il est important :

  • d’écrire gros, aéré et en majuscules (lettres de 3 à 5 cm de haut) ;
  • d’écrire droit ;
  • d’écrire peu de mots ;
  • de faire des schémas simplifiés ;
  • de soigner votre orthographe ;
  • d’être rapide afin de ne pas perdre l’attention de votre auditoire.

Vous avez un trou de mémoire concernant l’écriture d’un mot ?

Deux astuces :

  • utiliser une abréviation. Exemple, vous ne savez plus le nombre de P dans le mot « développer » : écrivez DEVP.
  • jouer la carte de la franchise en demandant à votre public. Exemple, « j’ai un doute, « développer », vous mettez un ou deux P ? »

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3 – Se positionner correctement

Si vous êtes droitiers ou gauchers vous ne vous placerez pas du même côté du tableau papier pour écrire (voir mes explications plus haut).

Comme pour une présentation avec un PowerPoint, je vous recommande de vous tourner face à votre public lorsque vous parlez et de ne pas lire votre Paperboard.

Attention à ne pas vous appuyer sur le tableau. Vous prenez le risque qu’il s’écroule ! Cela limite également l’ampleur de vos mouvements et diminue la qualité de votre communication.

Essayer de parler un minimum lorsque vous êtes en train d’écrire. Car il est difficile de faire deux choses à la fois.

Je vous conseille la méthode suivante :

  • vous écrivez au tableau sans rien dire
  • puis vous vous écartez du tableau afin que votre auditoire puisse le lire. Vous pouvez maintenant parler et regarder votre groupe.

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4 – Avoir un bon équipement

Là encore, il est important d’anticiper et de se préparer à l’avance.

Avant de démarrer votre réunion, vous devrez vérifier :

  • le stock de papier pour le tableau (il est important d’avoir un rouleau d’avance) ;
  • que vous avez suffisamment de marqueurs de couleurs différentes qui sont en état d’écrire ! ;
  • que vous avez du ruban adhésif, des aimants ou de la pâte à fix afin d’afficher les feuilles remplies si besoin.

Attention : les feutres prévus pour les tableaux blancs ne sont pas très efficaces sur les tableaux papier qui absorbent l’encre très vite, il est nécessaire d’avoir au moins un feutre marqueur permanent (noir ou bleu).

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Normalement votre entreprise qui dispose d’une salle a tout le nécessaire.

Par expérience, je vous conseille d’avoir vos propres marqueurs que vous emportez partout ainsi que de la pâte à fix ou un rouleau de scotch. En effet il n’y a rien de pire que de perdre du temps et de se stresser à chercher ce type de matériel qui est souvent en mauvais état, voire absent, dans les lieux mis à notre disposition.

Si vous vous déplacez beaucoup dans des endroits dépourvus de salle adaptées ou de paperboard, il peut être intéressant d’investir pour moins de 40 euros dans un paperboard portatif léger et pliable de ce type !

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À vous de jouer maintenant !

J’espère que ces astuces vous auront été utiles même si je sais que ce n’est pas exhaustif.

Et vous ? Quelles sont vos astuces pour utiliser le Paper Board ?

N’hésitez pas à me faire part de vos questions, de vos suggestions et autres conseils pertinents dans vos commentaires. Merci

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