4 conseils pour préparer vos réunions

Dans cet article, je souhaite partager avec vous 4 conseils pratiques pour réussir la préparation de vos réunions.

Qu’est-ce qu’une réunion ?

Je vous vois derrière votre ordi et vous devez vous dire que j’ai fumé la moquette pour poser une telle question !  Mais figurez-vous qu’à ma grande surprise, j’ai constaté à de nombreuses reprises dans ma carrière que les gens nomment réunion un peu tout et n’importe quoi.

Alors qu’est-ce que c’est ?

Une réunion rassemble plusieurs personnes (plus que 2) dans un même lieu pour travailler en groupe. A deux, cela s’appelle un entretien ! Même si on dit « on se réunit lundi prochain à 10 heures » alors que nous sommes 2. En effet, peu de personnes disent « on s’entretient lundi à 10h ? ».

La réunionite

En France, on constate que la réunionite aiguë (virus très contagieux !) sévit dans de nombreuses entreprises. Sous le couvert d’un management soit disant participatif, on passe énormément de temps en réunion. On y parle, parle, écoute (peu), parle et on s’écoute parler (le plus souvent). Mais, ces réunions sont-elles vraiment utiles, ou efficaces ? elles sont parfois interminables, empiètent sur le temps de déjeuner, sur le temps personnel le soir en s’éternisant pour on ne sait quelle obscure raison !

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Source Pixabay

A quoi sert une réunion ?

En fait, une réunion rassemble des personnes pour qu’elles prennent des décisions communes (et c’est mieux quand le décisionnaire est présent !), afin que les gens puissent poser des questions, interagir les uns avec les autres, pour leur poser des questions et qu’ils entendent tous la même chose en même temps (cela évite les distorsions d’informations, les rumeurs et autres réjouissances.).

Conseil n°1 : déterminez le type de réunion que vous voulez mener

Avant de réunir qui que ce soit posez-vous la question suivante : est-ce utile ? De quoi allez vous parler ? Quel est votre objectif ?

Déterminez le type de réunion que vous voulez mener :

  • Une réunion de discussion sur un thème précis où chacun pose des questions et exprime son point de vue (c’est long et demande du cadrage !)
  • Une réunion de créativité (ou brainstorming pour les férus de termes anglo-saxon) ; là ça peut être carrément super long, voire ne jamais terminer ou alors ne pas commencer du tout ! il vous faudra des outils d’animation spécifiques.
  • Une réunion d’information : vous souhaitez donner une info au groupe et vous pensez que ça va être rapide ! Erreur, en réunion les gens questionnent, explosent, s’énervent, s’inquiètent… Qui dit réunion dit échange donc il faut vous attendre à des questions !
  • Une réunion de résolution de problèmes. Très bien, mais vérifiez que vous avez invité les personnes qui sont capables d’y réfléchir et de prendre ce type de décision !

Bien sûr, souvent les réunions sont un mélange de tout ça à la fois !

Vous allez maintenant pouvoir passer à la phase 2 : la préparation.

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Source : Pixabay

Conseil n°2  : choisissez vos participants

Maintenant que vous savez pourquoi vous faites une réunion, réfléchissez aux participants. Qui allez-vous convier à cette réunion ?

Quelques questions à se poser :

  • En quoi sont-ils concernés ?
  • Quelle est leur connaissance du sujet ?
  • De quoi vont-ils avoir besoin pour être efficaces pendant la réunion ?
  • Quels documents dois-je leur faire parvenir avant la réunion ?
  • Doivent-ils préparer des éléments, compléter des tableaux, lire de la documentation avant ?
  • Se connaissent-ils ?
  • Quelles sont leurs fonctions ?
  • Les hiérarchiques seront-ils présents ? ce qui peut inhiber les échanges.
  • Les décisionnaires devront-ils être présents ? En effet une réunion de décision sans eux ne serviraient à rien d’autre que bâtir des hypothèses et à travailler, en définitive pour rien.

Conseil n°3 : déterminer où et quand vous allez faire cette réunion

Votre bureau ? Une salle ? Assez grande pour accueillir tout le monde mais pas trop grande non plus, avec ou sans vidéoprojecteur ?

Devez-vous réserver ? Si oui combien de temps à l’avance ?

Choisissez la date en interrogeant éventuellement les personnes clés devant impérativement être à cette réunion. Déterminez une heure de début et de fin et tenez-vous y. Les gens aiment les réunions courtes, efficaces et utiles (pas vous !?).

Pause ou pas pause ? Il en faut une pour toute réunion supérieure à 1 heure, sinon vous perdez la concentration des gens mais le problème c’est que les pauses peuvent durer longtemps, cela demande une certaine forme de discipline. Calez après la pause un sujet important qui incite les gens à revenir (si si !) et surtout soyez clair et explicite sur la durée de la pause (genre 15 minutes max).

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Source : Pixabay

Conseil n°4 : un ordre du jour (OJ) !

Et oui ! Un OJ et explicite en plus ! Pas un truc du genre : « plan de formation 2018 ». C’est clair, bien sûr dans votre tête mais dans la tête des autres ?

Si vous entendez par là que vous allez présenter le plan de formation 2018, écrivez-le noir sur blanc ! Mais si c’est un truc comme « demander à chacun quels sont ses besoins de formations pour 2018 afin de pouvoir élaborer le plan de formation », c’est une autre histoire. En effet, les gens doivent pouvoir préparer à l’avance !

Combien de points à l’ordre du jour ?

Pour une réunion efficace et rapide, 3 points sont largement suffisants si vous avez 10 personnes dans la pièce et que vous faites de vrais tours de table comme je le conseille dans mon article sur les tours de table car vous voulez réellement échanger avec chacun (et pas uniquement les grincheux).

Démonstration :

  • Introduction de la réunion : rappel de l’objectif de la réunion (oui oui) et des différents points de l’ordre du jour, présentation des personnes que tous ne connaissent pas. (5mn)
  • 1er point de l’OJ
  • Tour de table en comptant deux minutes en moyenne par personne (car vous êtes fort !), environ 20mn
  • Synthèse et conclusion du 1er point (5mn) sauf si cela demande un nouveau tour de table, jusqu’à ce que la question soit réglée !
  • Et ainsi de suite… A 10 personnes, il faut compter en général 30 minutes par point à l’ordre du jour ne suscitant pas trop de vagues… ni trop de Parleur ou de Grincheux dans l’assemblée.

Avec 3 points vous êtes déjà à plus d’1 heure 30. Si vous tenez à ce que les choses soient bien faites. Et rappelez-vous, c’est comme pour le chocolat, la qualité prévaut sur la quantité !

Vous pouvez également lire mon article sur les comportements difficiles.

Voilà ce ne sont que de modestes conseils pour préparer votre réunion efficacement. Je ferai un article sur l’animation efficace et un autre sur le coût des réunions, qui incitera peut-être certains à en faire moins mais mieux !

À vous de jouer maintenant !

Quels sont vos trucs et astuces pour bien préparer vos réunions ?

J’espère que ces informations, trucs et astuces et conseils vous auront été utiles même si je sais que ce n’est pas exhaustif.

N’hésitez pas à me faire part de vos questions, de vos suggestions et autres conseils pertinents dans vos commentaires.

Merci

Nathalie

 

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