5 conseils pour un agenda efficace !

Aujourd’hui, tout le monde ou presque dispose d’un système d’agenda ou assimilé. Il peut prendre différentes formes : classeur à feuilles mobiles, assistant électronique, application de Smartphones, logiciel d’entreprise. Toutefois, peu de personnes savent mettre en place un agenda efficace. Alors qu’un agenda efficace égal zéro stress.

Pendant longtemps l’agenda a été l’outil principal pour s’organiser. À mon sens, c’est une erreur d’utiliser l’agenda tout seul, comme de ne pas en avoir ! Pendant longtemps, j’ai essayé de tout mettre sur mon agenda aussi bien les choses à faire que mes rendez-vous où certains rappels. Bref, difficile de m’y retrouver.

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source : pixabay

À côté, je faisais plein de listes sur différents supports : feuille blanche, dos d’enveloppe, post-it, sur le bloc-notes de mon Smartphone, sur celui de mon ordinateur etc. j’avais l’impression d’être organisée, tout en étant absolument pas ! En effet, j’ai compris qu’avoir de bons outils ne suffit pas, il est important de se structurer et de savoir les utiliser à bon escient.

Actuellement, j’utilise uniquement 3 outils d’organisation qui sont co-solidaires. Autrement dit, les 3 ensemble fonctionnent. Ils sont indispensables dans mon quotidien pour me permettre d’être détendue. Pris séparément ils ne me permettraient pas d’alléger ma charge mentale.

Je vais dans cet article, vous parler du premier outil : l’agenda.

Premier conseil : avoir un seul et unique agenda pour tous les aspects de votre vie !

Dans cet agenda, vous consignerez aussi bien les éléments de votre vie personnelle que de votre travail. Vouloir cloisonner les deux ne fait que polluer votre cerveau qui passe son temps à se dire de ne pas oublier ceci ou de ne pas oublier cela. Sans compter que si vous avez deux agendas différents, vous aurez à certains moments des achoppements entre vie perso et vie pro.

Par exemple, votre séminaire à Paris qui vous fait rater le spectacle de danse de votre fille du vendredi soir à 20 heures. Si vous avez tout sur le même agenda, il vous sera facile de visualiser que votre déplacement à Paris ne colle pas avec le spectacle de danse de votre fille. Soit vous décidez de décaler votre séminaire, soit de revenir plus tôt. (ou alors, vous avez une bonne excuse pour rater le spectacle de votre fille :)) Cela vous évitera des tensions familiales et professionnelles. Relax !

Deuxième conseil : notez-y uniquement les choses qui doivent être faites un jour précis !

Dans cet agenda, vous noterez :

  • les moments que vous consacrez à vous-même comme de faire du yoga, du sport, une mini sieste, votre cours de peinture, etc.
  • vos rendez-vous professionnels : réunions, entretiens, rappels et deadlines.

En résumé, dans cet agenda vous noterez les choses qui doivent être faites un jour précis, et éventuellement à une heure donnée, que ce soit dans le cadre professionnel ou privé et rien d’autre !

L’agenda n’est pas fait pour contenir des listes d’actions sinon, il devient illisible, inexploitable. Il vous faudra un outil complémentaire pour ça, j’en reparlerai dans un prochain article.

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Troisième conseil : choisir un agenda agréable à utiliser !

Ce n’est pas parce que le numérique est rentré partout qu’il ne faut pas se faire plaisir avec un bel agenda papier. Si vous aimez le papier utilisez-le car vous serez inefficace avec un agenda numérique. L’inverse est tout à fait vrai aussi ! Se forcer à utiliser quelque chose qu’on n’aime pas termine toujours de la même façon : on s’oblige au début, puis, au bout de quelques jours ou semaines, on arrête.

N’hésitez pas à utiliser des couleurs pour différencier ce qui est personnel de ce qui est professionnel.

Si votre agenda est partagé, il vous sera demandé d’utiliser un support numérique. Sachez que dans tout agenda électronique, il est tout à fait possible de faire en sorte que ceux qui le consultent n’accèdent pas au contenu détaillé de votre agenda. Ils verront uniquement si vous êtes disponibles ou non sur telle ou telle tranche horaire. Pensez à le configurer dans les options ou à le demander à votre informaticien.

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Quatrième conseil : pouvoir accéder à votre agenda de n’importe où !

Pour libérer votre esprit, il est important que vous puissiez transporter ou consulter votre agenda n’importe où. En effet, qui n’a pas stressé le dimanche soir en se demandant si sa réunion du lundi commence à huit heures ou 8h30. Un simple coup d’œil à votre agenda suffira à vous rassurer. Vous passerez une nuit tranquille !

Pensez à prendre votre agenda papier avec vous le vendredi soir ! Cela vous permettra d’y reporter les rendez-vous familiaux directement : fêtes de l’école, spectacles, soirées au cinéma, week end à la montagne… Pas de stress le lundi avec tout à reporter sur l’agenda au bureau : zéro oubli, zéro impact sur le temps de travail !

Aujourd’hui grâce aux Smartphones, vous pouvez accéder à votre agenda en ligne. Si toutefois, ce n’était pas le cas à cause d’un mode de fonctionnement interne rigoureux qui vous empêcherait d’accéder à votre agenda de l’extérieur. Je vous conseille fortement d’avoir un autre agenda sur lequel vous reporterez vos rendez-vous. Ce sera une habitude à prendre à la fin de chaque semaine lorsque vous ferez le point sur les choses faites et restant à faire. J’y reviendrai dans l’article consacré aux listes de choses à faire.

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Cinquième conseil : être précis et explicite dans son contenu

Exemple : vous voulez noter un rendez-vous d’une heure avec Madame Dupont dans votre bureau pour le 18 juin à 14 heures.

Vous avez deux possibilités :

  • soit, vous écrivez à la page du 18 juin en face de 14h : Madame Dupont
  • soit, à la page du 18 juin vous bloquez le créneau horaire de 13h45 à 15h15. Vous notez Madame Dupont 15h « entretien de suivi du projet Untel », 06 02 00 02 00, dans mon bureau. Vous pouvez aussi saisir une brève description de l’objet du rendez-vous.

Cela va prendre effectivement 10 secondes supplémentaires de votre temps.

Ceci dit, ce sera beaucoup plus efficace de prendre l’habitude de noter vos rendez-vous de cette manière.

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Pourquoi ?

Pourquoi 13h45 au lieu de 14 heures ? Tout simplement, parce qu’il me faut 15 minutes pour préparer ce rendez-vous (relier mes notes, préparer ce que je vais dire…).

Pourquoi 15h15 et non 15 heures si mon rendez-vous doit durer une heure ? Tout simplement parce qu’il vous faudra environ 15 minutes pour mettre vos notes au clair, les ranger, aller aux toilettes ou prendre un café et passer à l’action suivante.

Bien sûr, si j’ai des temps de déplacement, je les note avant et après mon rendez-vous. Comme ça, je suis sûre de ne pas être en retard ou en panique à la dernière minute en m’apercevant qu’il me faut 45 minutes pour me rendre au rendez-vous ! Zen !

Pourquoi je note « entretien de suivi du projet Untel » ? Je le fais, pour soulager mon cerveau en arrêtant de l’obliger à se rappeler ce genre de choses. Cela facilitera également la préparation de ce rendez-vous. Car je suppose, que comme moi, vous n’en avez pas qu’un par mois !

Pourquoi je note le numéro de téléphone ? Tout simplement pour m’éviter de chercher numéro de cette personne si je dois annuler, reporter mon rendez-vous ou signaler un éventuel retard. Quand vous êtes en déplacement professionnel, si vous ne trouvez pas le lieu du rendez-vous, cela vous permet d’éviter de chercher les coordonnées de la personne à contacter. Donc, vous gagnez en sérénité et en énergie, tout cela sans stress !

Pourquoi je note le lieu ? À la fois, pour soulager ma mémoire et également prévoir le temps d’un éventuel déplacement. Cela permet aussi de clarifier avec mon interlocuteur le lieu de rencontre. En effet, si Madame Dupont n’a pas prit le soin de noter de son côté le lieu de rencontre. Cela vous évitera de perdre du temps à discuter de qui a raison ou tort sur le lieu de rencontre.

En prime, le fait de devoir noter ces informations à chaque fois, vous obligera à les clarifier avec votre interlocuteur. Il n’y aura donc plus de doute possible. Vous pourrez également contrer la mauvaise foi éventuelle de votre interlocuteur qui se sert souvent de l’implicite pour vous manipuler !

Cinquième conseil : associez votre agenda électronique à votre messagerie

Nous recevons, beaucoup d’e-mails dans lesquels on nous confirme la réservation d’un hôtel, d’une salle pour une formation, un rendez-vous chez un client. On en reçoit d’autres qui nous fixent des réunions, des dates de séminaires, des rendez-vous etc.

Cela peut très fastidieux ou source d’erreurs de passer son temps à recopier les informations de ses e-mails dans son agenda.

Dans la majorité des logiciels de messagerie, comme celui que j’utilise, Thunderbird,  il existe une fonctionnalité qui permet de convertir un e-mail en événement.

Le site arobase.org qui est très utile explique clairement la marche à suivre : cliquez sur ce lien.

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Source : arobase.org

En résumé, dans Thunderbird, il suffit de se placer sur le Mail concerné dans la liste déroulante, de faire un clic droit souris, « convertir en », « évènement ». Une fenêtre événement s’affiche. Il vous suffit d’apporter les modifications nécessaires pour respecter mon quatrième conseil ci-dessus. Et cela sera inscrit directement dans votre agenda électronique.

C’est un gain de temps appréciable, et zéro stress !

Outil pratique

Personnellement, j’utilise Google agenda, complètement gratuit, qui se rattache super facilement à Thunderbird avec un petit module qui fonctionne avec lightning. Si vous n’avez rien compris, cliquez sur les liens ci-avant, vous tomberez directement sur les téléchargements !

Regardez la video de Commentçamarche.net (site qui explique tout super bien sur l’informatique et les logiciels) pour mettre en place et utiliser rapidement Google Agenda : VIDEO.

À vous de jouer !

Et vous ? Est-ce que vous utilisez ce genre de méthode pour votre agenda ?

J’espère que ces informations, trucs et astuces et conseils vous auront été utiles même si je sais que ce n’est pas exhaustif.

N’hésitez pas à me faire part de vos questions, de vos suggestions et autres conseils pertinents dans vos commentaires. Merci

Nathalie

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