6 astuces pour des to-do listes efficaces

Dans cet article, je vais vous expliquer ce que j’ai mis énormément de temps à comprendre concernant les to-do listes. Je vous le résume en une phrase : il ne faut pas confondre liste de tâches et to-do listes.

Tout d’abord, comme tout le monde, vous avez la tête pleine de choses à faire. Cela tourne, tourne et tourne encore et toujours dans votre cerveau toute la journée. Que ce soit des trucs persos comme inscrire les enfants au centre aéré pour les vacances, faire une lessive, penser à racheter des croquettes pour chat etc. ou des trucs pros comme préparer votre prochain déplacement professionnel sur Paris, fixer un rendez-vous avec votre expert-comptable, réviser le budget, préparer la réunion de présentation de vos produits etc. Bref, vous êtes constamment au bord de l’implosion.

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Source : Pixabay

Dans un objectif évident de vous soulager l’esprit et de vous aider, vous notez ce qui vous passe par la tête sur différents supports : post-it collés sur votre écran d’ordinateur ou sur le frigo, notes dans votre smartphone, dans votre agenda, sur le bloc-notes posé à droite (ou à gauche) de votre ordinateur, sur votre main ou votre avant-bras…

Le problème c’est qu’au moment où vous voulez mettre la main sur votre liste de courses, impossible de la trouver. Vous saviez que vous avez noté les coordonnées de ce client à rappeler d’urgence sur ce fameux post-it collé sur votre écran, lequel a mystérieusement disparu !

Vous l’aurez compris, sans un peu de méthode, on essaye de tout noter, puis désespérés que cela ne fonctionne pas, on arrête tout. Puis, on recommencera et ainsi de suite.

À quoi servent les to-do listes ?

Elles servent avant toute chose à vous libérer la tête. Et donc, elles vous permettent d’être moins stressé et plus serein au quotidien. C’est un aide-mémoire qui va vous permettre d’atteindre les objectifs que vous êtes fixés.

Tous les jours, vous pourrez visualiser concrètement ce que vous avez fait et ce qui vous reste à faire. Attention, j’entends déjà certains se plaindre et dire qu’ils ne verront que ce qui leur reste à faire. Patience, je vais vous expliquer ci-dessous comment cette to-do liste va devenir votre meilleure alliée.

Grâce à elle, vous allez dire adieu à la procrastination et passer à l’action !

Les to-do listes pour quels bienfaits ?

Elles permettent de :

  • visualiser l’ensemble des choses que vous avez à faire aussi bien à titre personnel qu’à titre professionnel
  • se rappeler les échéances importantes en lien avec votre agenda
  • vous concentrer sur vos priorités et non plus uniquement les urgences souvent imposées par les autres
  • vous organiser et gérer votre temps pour évacuer ce sentiment permanent d’être débordés : gagner en sérénité!
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Première astuce : avoir un seul support dans lequel on note tout

Il est fondamental de vous équiper d’un Bullet journal qu’il soit papier ou informatisé pour les plus geeks d’entre vous. Dans un prochain article j’écrirais en détail ce qu’est un Bullet journal et comment vous pouvez vous le construire pour un coût ridicule.

Pour ma part, j’ai opté pour le format papier car je me déplace énormément et cela me permet de l’emporter partout, de trouver immédiatement la page qui convient pour remplir mes to–do listes. Je trouve personnellement que même si on a fait beaucoup de progrès sur la taille des écrans de smartphones, cela reste trop petit, trop fastidieux à remplir et surtout il est difficile d’avoir une vision d’ensemble des choses puisqu’on ne peut accéder qu’à une page à la fois.

Quand je dis on note tout, je rejoins pleinement David Allen l’auteur du best-seller Getting Things Done, la méthode GTD. Celui-ci conseille pour se libérer l’esprit complètement d’absolument tout noter aussi bien les choses personnelles que professionnelles et sans essayer de les hiérarchiser ou de classer en les écrivant.

La première étape consiste donc à absolument tout noter dans un seul support. Les étapes suivantes consisteront à ensuite organiser et structurer ces listes de choses à faire en différentes to-do listes efficaces.

Comme il est difficile de changer ses habitudes, au départ, vous aurez peut-être tendance à continuer à écrire des bouts de liste sur des post-it, ne serait-ce que votre liste de courses sur le frigo, par exemple (cela m’arrive encore !). Pensez juste à les reporter dans votre Bullet journal. Parfois, quand je vais à l’école chercher les enfants, je n’ai pas le temps de le sortir et de noter les infos affichées aux différents endroits de l’école. Je les prends donc en photo et je les reporte au moment voulu soit sur mon agenda soit dans mon Bullet journal.

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Deuxième astuce : transformer vos listes de tâches en liste d’actions

En fait, la plupart du temps les to-do listes ne fonctionnent pas car, outre le fait qu’on note les choses sur des supports divers et variés qui ont tendance à disparaître, et qu’on ne pense pas à la réécrire sur un seul et unique support, elles regroupent souvent juste un stock de tâches à faire.

Une vraie to-do liste comporte des verbes d’action ainsi qu’un délai pour réaliser les tâches inscrites dessus.

Exemples : faire les courses mardi à 18 heures ou lire le dossier Dupont pour le 28 juin

Dans certains cas, il est important également de noter entre parenthèses la durée estimée pour accomplir la tâche. Cela vous permettra dans un second temps de les hiérarchiser pour mieux organiser vos journées.

Exemple : lire le dossier Dupont pour le 28 juin (environ une heure)

Troisième astuce : soyez réalistes

Si vous pensez à bien noter l’estimation du temps pour accomplir la tâche entre parenthèses à sa suite, vous pourrez en consultant votre agenda définir quand vous pourrez les réaliser. Une to-do listes pour la journée qui comprend 140 tâches est complètement irréaliste!

Si la tâche est trop importante, divisez-la en sous tâches qui vous donneront un vrai plan d’action pour y parvenir. Il est important de procéder par petits pas plutôt que par grands sauts qui demandent beaucoup trop d’énergie.

Exemple : préparer mon prochain déplacement sur Paris du 22 juin au 25 juin est une action qui peut se décliner de la façon suivante :

  • réserver l’avion avec une place assise près du hublot rapidement pour profiter des tarifs réduits,
  • réserver une chambre d’hôtel à proximité du lieu du séminaire (122, avenue Réaumur, 75002 Paris)
  • imprimer ou préparer l’itinéraire à emprunter de l’aéroport d’Orly au lieu du séminaire
  • imprimer ou préparer l’itinéraire emprunté du lieu de séminaire à l’hôtel
  • imprimer le plan du quartier (si google maps est en rade, ce qui arrive !)
  • trouver un resto sympa dans le quartier de l’hôtel pour le soir
  • trouver une idée de sortie sympa pas loin de l’hôtel pour les soirées sur place

On voit tout de suite que dans ces listes de tâches, il y a des choses que je peux éventuellement déléguer (1 à 5), qui dépendent avant tout du budget de l’entreprise et d’autres que je vais faire moi-même car cela dépend de mes goûts et de mes valeurs (6 à 7). Cela me permet également de clarifier les éléments à donner à mon assistant(e) pour que ma délégation se passe bien.

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Quatrième astuce : structurez et priorisez

Grâce au Bullet journal, vous allez pouvoir créer des pages spécifiques à certaines catégories de tâches ou de projets qui vous simplifieront vos to-do listes.

Par exemple, vous pouvez créer une page :

  • livres à lire
  • films à voir
  • musiques à écouter
  • site Web à consulter
  • choses à faire dans ma vie avant de mourir !
  • restaurants à découvrir en amoureux
  • choses à vendre
  • les choses que j’aimerais faire cette année
  • check-list des affaires à prendre quand on vend vacances à la mer
  • les thématiques des projets professionnels en cours
  • endroits à visiter dans le monde…

Comme ça, au moment de passer à l’action (on se fait un restaurant ce soir ?) Vous saurez aller droit au but sans perdre de temps et en étant sûr de vous faire plaisir.

Comme je le disais précédemment, j’expliquerai dans un autre article comment construire le Bullet journal.

Enfin, à la page du jour (exemple 14 juin 2017) vous listez toutes les actions à réaliser en vrac.

Vous pourriez perdre un temps important et de l’énergie à essayer de les regrouper par catégories.

Cela signifie, prendre pas mal de temps pour réfléchir, les réécrire et prendre le risque d’en oublier certaines également.

Oubliez ça !

Je vous conseille tout simplement de vous outiller de feutres de couleur différente et d’avoir le même code couleur pour des rubriques récurrentes.

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Source : Paper Mate Amazon

Par exemple, vous avez listé l’ensemble des tâches à réaliser dans la journée du 14 juin 2017 et en face de chacune vous avez mis un carré et un rond. Vous cocherez le carré quand vous aurez accompli la tâche. Vous allez biffer le rond de la couleur correspondante à la tâche pour vous repérer super vite. Je vous expliquerai dans l’article sur le bullet journal comment reporter facilement une tache non réalisée et plein d’autres trucs et astuces.

Voici le système que j’utilise :

  • Rouge pour les deux ou trois priorités de la journée (une fois ces tâches réalisées, j’aurais le sentiment d’avoir clairement avancé dans ma journée et dans mes projets prioritaires)
  • Vert pour les coups de téléphone à donner
  • Violet pour les mails à envoyer
  • Jaune pour les recherches pour mes blogs
  • Rose pour les trucs persos. Etc.

J’ai écrit ce code couleur une fois pour toutes au tout début de mon Bullet journal, je m’y tiens, c’est super simple !

J’utilise quotidiennement ces feutres qui sont franchement solides, durent dans le temps pour un prix très correct.

Quand je travaille je regroupe les tâches à effectuer par catégorie.

Par exemple, je lance un pomodoro de 25 minutes pour passer des coups de téléphone. Je jette un rapide coup d’œil à ma liste, grâce aux couleurs j’identifie immédiatement les appels à passer. Je choisis en priorité les deux qui sont urgents et importants pour me permettre d’atteindre mes objectifs. S’il me reste suffisamment de temps, je continue à passer des coups de téléphone. Au bout de 25 minutes je m’accorde cinq minutes de pause. Ensuite, j’attaque d’autres tâches prioritaires.

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Source : Pixabay

Cinquième astuce : laisser du temps pour l’imprévu

Entre votre agenda chargé et vos to-do listes, vos journées seront bien remplies.

Alors inutile de planifier 100 % de votre temps. En effet, les imprévus existent, ils sont quotidiens, ils vous pollueront l’existence si vous continuez à penser qu’ils vont disparaître par magie.

Qui n’a jamais attendu deux heures chez le médecin dans une salle d’attente bondée ? On sait que notre médecin prend les urgences et donc gère des imprévus, il va aussi aux toilettes et il a besoin de prendre un café de temps en temps et de déjeuner. Toutefois, sa (son) secrétaire ou lui-même s’évertue à lui (se) coller un rendez-vous tous les quarts d’heure de 8 heures du matin à 19 heures le soir. Allez comprendre ?

Selon les responsabilités que vous avez à votre poste, et si vous managez ou non une équipe, vous devrez planifier seulement 40 à 60% de votre journée pour être réellement efficace. Plus vous managerez de personnes, plus vous aurez d’imprévus à gérer, plus vous aurez de réunions ou d’entretiens, plus vous devrez être disponible pour vos équipes, moins vous devrez planifier vos journées (50% maxi).

Vous pouvez également lire mon article dans lequel je donne cinq conseils pour un agenda efficace.

Sixième astuce : faire un point de 5 minutes tous les soirs, et surtout le vendredi soir.

Pour que les to-do listes soient efficaces, il est fondamental à la fin de votre journée et le vendredi soir (si votre semaien de travail se terminer le vendredi !) de prendre 5 petites minutes avant de partir (même si comme je vous le conseille vous emportez votre bullet journal avec vous) pour faire une rapide bilan de votre journée.

Cela vous permettra de voir tout ce que vous avez fait (et c’est rassurant !) et de reporter ce qui vous reste à faire en fonction de vos priorités du moment, soit au lendemain, soit à une autre date.

Pour faire simple, quand une tache reste à terminer je ne la coche pas mais je mets ce symbole devant ↵ (vous pouvez aussi lui donner une couleur en fonction du degré d’urgence) et lorsque la tâche est reportée, je mets ce symbole devant ⇒. Cela me permet d’avoir une vue d’ensemble de mon travail ; je n’ai donc pas à recopier d’un jour à l’autre tout ce que je n’ai pas fait la veille.

Vous pourrez ainsi vous détendre et passer une bonne soirée ou un excellent week-end et attaquer efficacement votre journée le lendemain matin sans vous laisser influencer par le premier email venu (je vais aborder les emails dans un futur proche).

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Source : Pixabay

À vous de jouer !

Et vous ? Est-ce que vous utilisez un système de to-do listes ?

J’espère que ces informations, trucs et astuces et conseils vous auront été utiles même si je sais que ce n’est pas exhaustif.

N’hésitez pas à me faire part de vos questions, de vos suggestions et autres conseils pertinents dans vos commentaires. Merci

Nathalie

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