Gérer ses emails plutôt que de les subir !

Dans cet article, je vais vous donner quelques astuces pour ne plus subir vos emails qui sont autant d’éléments perturbateurs détournant votre attention de vos objectifs principaux.

Tout d’abord, combien d’adresses email avez-vous ? Sont-elles toutes utiles ? Pour ma part, j’ai quatre activités professionnelles différentes à bien cloisonner et une vie personnelle assez active. J’ai donc 5 boîtes emails : une pour mon métier de formatrice, une pour mon métier de décoratrice d’intérieur, une pour mon métier d’animatrice GERME, une pour mes blogs et enfin une pour moi perso.

Certains vous diront que multiplier les boîtes email est une erreur. C’est le cas, si vos boîtes de messagerie reçoivent tout et n’importe quoi, pas si elles ont une fonction précise.

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Source : Pixabay

J’ai un petit argument clé : quand je suis en week end ou en congés, je ne consulte que ma boîte mail perso ! Le reste je le regarderai quand je serai de retour au travail. Sinon, je pourrai être tentée de répondre à un mail rapidement. Un samedi, par exemple. ET là horreur ! Les gens se diraient, « tiens ! Elle travaille le samedi ». Et ils m’enverront des courriels n’importe quand, pensant à juste titre que je travaille tout le temps puisque mon comportement de réponse le laisse penser. A réfléchir !?

En plus, une boîte mail dissociée égal une signature différente, un meilleur classement, archivage des données et surtout, une plus grande facilité à trier vos mails et à les traiter.

Enfin, le week-end, en vacances ou en repos le soir, je ne réponds qu’à ma boîte mail perso. Tout mélanger devient vite un cauchemar pour qui veut se détendre vraiment. Cela m’est arrivé, je sais de quoi je parle !

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1er conseil pour vous aider à classer vos emails

Pour chacune de vos boîtes email créez :

  • un dossier FAIT
  • un dossier A LIRE PLUS TARD et probablement jamais (sauf lors de vos mini pauses de 5 minutes lorsque vous organisez un Pomodoro)
    et rien d’autre.

Dans votre boîte d’entrée vous ne devrez avoir que les emails non traités.

Choisissez une boîte de messagerie qui vous permette de convertir un email en événement et de l’enregistrer en un clic au format PDF dans le dossier de votre choix.

Je m’explique. Imaginons que vous receviez un email qui vous confirme la date, l’heure ou l’accès à une réunion, une formation ou autre. Un vous pouvez prendre le temps fastidieux de recopier le contenu de cet email dans votre agenda ou d’un clic droit de souris le convertir en événement, choisir la date et l’heure et celui-ci se rangera automatiquement dans votre agenda Google, par exemple. J’utilise Thunderbird (gratuit) et super simple à utiliser. Voir mon article sur l’agenda.

Une fois que vous avez converti ce mail en événement, vous pouvez l’enregistrez sous format PDF et le dossier de votre choix sur votre ordinateur. Par exemple, sous formations perso, formation à bordeaux 2017, nom de votre ficher. Nous verrons dans un autre article quel type d’arborescence adopter pour créer des dossiers sur l’ordinateur.

Enfin, vous le glissez dans le dossier FAIT de votre boîte email. Et vous pouvez passer au mail suivant.

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2ème conseil mettez en route un Pomodoro pour nettoyer votre boîte email

Je vous vois venir avec vos 300 mails et plus dormants dans votre boîte mail. Ce qui fait que vous désespérez de pouvoir en voir la fin. Il est inutile de vouloir traiter tous vos mails en une fois, sauf à vous bloquer une journée entière dans votre emploi du temps. Ce qui à mon sens serait énergivore et démotivant. Mettez votre minuteur sur 30 minutes pour un Pomodoro, coupez le téléphone, isolez-vous et lancez vous à fond.

Mode d’emploi

En premier lieu, balayez l’ensemble de vos emails :

  • cliquez sur spam à côté de tous les emails stupides que vous recevez, ils iront directement dans la corbeille des indésirables
  • mettez à la corbeille toutes les pubs obsolètes ou inutiles (quand vous aurez soigneusement nettoyé votre boîte emails, on verra comment se désinscrire rapidement de tous ces emails de pubs)
  • mettez à la corbeille tous les emails inutiles

Dans un second temps, prenez votre boîte mail à rebrousse poil dans le temps.

Cliquez sur la colonne date afin que les plus vieux emails s’affichent.

3 cas de figures vont se présenter :

  • Soit, de part son ancienneté le mail ne vaut plus rien : poubelle
  • Soit vous avez traité ce mail et vous le glissez directement dans le dossier FAIT ou vous l’enregistrez sous format PDF dans le dossier souhaité de votre ordi puis voous le glisserz dans FAIT
  • Soit vous ne l’avez pas traité (et il faudra le faire) et vous le laissez tel quel dans la boîte mail. Ne le traitez surtout pas maintenant mais passez au mail suivant courageusement, vous y reviendrez plus tard.

Si votre Pomodoro s’arrête, faites une pause de 5 minutes pour vous éclaircir les idées et reprenez votre bullet journal pour voir vos to-do listes du jour. Vous reprendrez un pomodoro dans l’après-midi ou le lendemain. Donnez-vous du temps.

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3ème conseil répondez à tous les emails restant dans votre boîte d’entrée

Vous pouvez mettre en place un Pomodoro pour le faire. Certains emails nécessitent une réponse par email et d’autres par téléphone.

Concentrez-vous d’abord 30 minutes sur ceux qui demandent une réponse par email (vous en abattrez une grande quantité, ce qui est motivant) ou moins de 2 minutes de traitement. Faites 5 minutes de pause. Et à la suite si vous le pouvez, lancez 30 minutes de coups de téléphone en rapport avec ces emails. Tous les autres répondant à une action devant être entreprise vont se voir transformés en objectifs dans vos to-do listes de votre bullet journal.

L’important rappelez vous, c’est de réduire au maximum la liste de vos emails pour pouvoir ensuite les traiter au fur et à mesure.

Ouf ! C’est fait ! Vous êtes arrivés à bout de vos courriels en attente. Il est temps maintenant de prendre de bonnes résolutions et surtout d’appliquer la bonne méthode pour que tous les jours vous n’ayez dans votre boîte mail que les emails du jour à traiter !

4ème conseil : tous les jours regardez votre boîte email seulement 2 fois

Ça y est, félicitations, vous avez apuré votre boîte de messagerie. Sauf que, tous les jours vous continuez à en recevoir de nouveaux et vous risquez de vous perdre à nouveau dans les méandres de ces emails.

Combien de fois par jour consultez-vous vos emails ? Que ce soit sur votre ordi ou votre smartphone ? Avouez-le : très souvent ! Est-ce pertinent ?

Vous êtes en permanence perturbé, interrompu dans votre travail, vos entretiens, vos rendez-vous et autres par l’arrivée incessante d’emails ? Arrivez-vous à vous concentrer et à mener à bien vos missions dans ce cas ?

A titre de témoin par ma pratique, je m’aperçois que je me leurrais complètement en pensant être efficace.

En tant que spectatrice aujourd’hui, je rigole (avec toujours beaucoup de compassion) ! Par exemple, dans une grande entreprise, j’ai rendez-vous avec une personne charmante qui a un haut poste à responsabilité, notre entretien en face à face doit durer 2 heures. Elle a sans cesse été interrompue pendant notre entretien, notamment par la messagerie instantanée de son ordi qui lui envoyait des messages sans arrêt. Elle me dit « je me suis pourtant mis en indisponibilité », tout en répondant à ses messages.

Comment voulez-vous que ses interlocuteurs fassent la différence entre « je suis indisponible » et « je suis disponible» ? Bref, sur un entretien de 2 heures qui s’est terminé au pas de course, elle a perdu par moins de 25 minutes (j’ai compté) à répondre à ses emails et autres messages à tord et à travers ! Je ne parle même pas de l’efficacité de notre entretien et du respect dû à ma petite personne (mon Ego en a prit un coup !).

Je vous laisse répondre à la question : trouvez-vous cela efficace ? Pensez-vous que le monde se serait écroulé parce qu’elle n’aurait pas répondu à ces messages ou emails ? Non ! Vraiment non. On le découvre en général quand on est contraint et forcé d’arrêter de bosser et qu’on ne peut accéder à ses courriels. Quand on ne répond pas, les gens trouvent d’autres solutions (souvent en eux) ou réfléchissent avant d’envoyer 5 messages inutiles d’affilé, genre : « faut qu’on se voit ? », « t’en penses quoi ? », « faudrait vraiment qu’on discute », « demain ? », « la semaine prochaine ? »…. Au lieu de mettre en place une action du style : je prends mon téléphone ou je me déplace pour fixer concrètement un rendez-vous avec nos agendas réciproques.

Franchement combien de mails utiles et pertinents recevez-vous vraiment ?

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Source : Pixabay

Vous voulez redevenir maître de votre temps ?

Et pouvoir avancer réellement sur les dossiers qui vous préoccupent ? Je vous propose la méthode suivante que j’utilise et qui est inspirée de GTD la méthode de David Allen.

Enlevez la fonction pop-up de votre boîte email qui vous annonce l’arrivée d’un email. Si vous n’y arrivez pas, demandez à votre responsable informatique ou à Google comment faire. Mais le plus simple reste de fermer votre boîte email quand vous ne vous en servez pas ! La fonction est plus facile à désactiver dans les réglages de vos Smartphones.

Pour commencer, obligez-vous à regarder vos emails uniquement 2 fois par jour et surtout pas quand vous arrivez le matin devant votre poste de travail, sinon vous n’avancerez pas.

A titre de rappel, quand vous arrivez à votre poste de travail, la première chose à faire c’est de regarder votre bullet journal, de lire la liste des choses à faire en priorités dans votre journée, de la compléter si nécessaire et de commencer immédiatement par la plus importante. Ensuite, vous pourrez prendre un rendez-vous ou aller en réunion serein car vous aurez le sentiment d’avoir déjà avancé dans votre journée.

Choisissez ensuite, en fonction de votre organisation deux moments dans la journée. Par exemple, un le matin vers 11h et un dans l’après-midi vers 16h, pour regarder vos listes d’emails. Ce qui vous donnera le temps de les traiter avant la pause déjeuner ou avant de partir le soir.

5ème conseil : utilisez toujours la même méthode de tri des emails

Reprenez à chaque fois un Pomodoro et la méthode suivante :

  • Lecture rapide et en diagonale des emails reçus
  • Cochez immédiatement les indésirables comme tels
  • Supprimez les pubs importunes ou les mettre dans le dossier A LIRE PLUS TARD si elles vous semblent intéressantes
  • Répondez à tous les emails demandant une réponse prenant moins de 2 minutes par email un par un, enregistrez les en PDF sous le dossier correspondant dans votre ordi et glissez le dans le dossier FAIT de votre boîte d’entrée
  • Tous les mails nécessitant une autre action plus longue que 2 minutes (appel, rendez-vous, rencontre, rédaction…) vont être rattachés à une action définie dans votre bullet journal et ensuite classés.
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6ème conseil : désinscrivez-vous régulièrement des emails importuns

Certaines pubs ont tendance à revenir à un rythme effréné parce que sans s’en rendre compte, on s’est abonné à un système qui nous envoie un tas d’emails de façon automatique. Tout en bas de ce type de courriels, il y a une possibilité de cliquer sur « se désinscrire », faites-le. Vous vous désinscrirez de plusieurs mails en même temps sans vous en rendre compte. Si le mail ne contient pas ce type de lien, cochez le comme indésirable, votre boîte de messagerie les redirigera directement vers les indésirables.

Pensez enfin à vider régulièrement les corbeilles et dossiers d’indésirables de votre boîte de messagerie. Cela est également paramétrable automatiquement. Demandez de l’aide à votre informaticien ou cherchez dans Google. Faites le une fois pour toute, cela vous fera gagner un temps énorme et une énergie considérable tous les jours.

Depuis que j’utilise cette méthode j’ai beaucoup gagné en efficacité. Pourtant, je croyais que cela n’était pas possible. Croyez-moi, expérimentez-le, ça fonctionne !

Je ne stresse plus quand j’anime des formations qui me bloquent des journées entières avec les stagiaires. Je consulte mes mails rapidement à la pause du matin et de l’après-midi. Je réponds si cela me prends moins d’une minute, sinon je transfère l’action à réaliser dans mon bullet journal. L’esprit serein, sûre de ne pas oublier de le faire le lendemain ou un autre jour que j’aurai défini.

Courage, il faut tenir bon. Vous y arriverez et gagnerez en sérénité.

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Source : Pixabay

À vous de jouer !

Et vous ? Est-ce que vous arrivez à ne plus subir vos emails ?

J’espère que ces informations, trucs et astuces et conseils vous auront été utiles même si je sais que ce n’est pas exhaustif.

N’hésitez pas à me faire part de vos questions, de vos suggestions et autres conseils pertinents dans vos commentaires. Merci

Nathalie

 

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