Libérer son esprit du stress grâce à la collecte des données

Dans un précédent article, je vous expliquais comment réaliser des To-do listes efficaces, notamment en réfléchissant en termes d’objectifs. Toutefois, si vous êtes comme moi, ce qui me stresse vraiment plus que tout, c’est de penser en permanence à tout ce que j’ai à faire. Et je peux difficilement tout mettre dans mon Bullet journal, sinon ce serait impossible de m’y retrouver. En lisant la méthode GTD, j’ai trouvé un outil très efficace que j’applique depuis au quotidien qui s’appelle la collecte des données.

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Source : Pixabay

Qu’est-ce que cela veut dire ?

La collecte des données c’est le fait de prendre le temps de noter efficacement tout ce qui nous trotte par la tête aussi bien professionnellement que personnellement. L’objectif étant de se libérer le cerveau de toutes ces petites choses qui passent leur temps à nous titiller car on ne les a pas faites, on pense qu’on les fera peut-être un jour, ou pas. Bref, elles reviennent sans cesse nous embêter et très souvent au mauvais moment. D’autre part, certaines sont sûrement importantes d’autres non. Ce qui contribue à nous stresser encore davantage et gaspille beaucoup de notre énergie.

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Le principe de la collecte de données

Il s’agit d’avoir une ramette de papier blanc ou de couleur (personnellement afin de les distinguer de mes documents de travail, j’ai choisi un bleu pastel) que vous déposez dans une corbeille, et également une autre corbeille vide qui sera celle de vos entrants. Vous aurez besoin d’une troisième corbeille pour y déposer les documents à lire.

Vous pouvez avoir ce système chez vous également.

Pour les accros à l’informatique, vous pouvez vous créer la même chose virtuellement sur votre ordinateur ou votre Smartphone grâce à un outil qui s’appelle Evernote et qui est super pratique.

Comment faire une collecte de données efficace ?

L’idée c’est d’utiliser une feuille A4 par projet ou par idée qui nous encombre le cerveau.

Ensuite, une fois qu’on aura collecté toutes les données, on pourra les traiter soit en les insérant dans notre Bullet journal ou notre agenda pour qu’elles soient concrètement faites et cessent de nous polluer, et donc de nous stresser.

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Source : Pixabay

Etape 1 :

Regardez autour de vous : votre bureau, vos tiroirs, vos armoires…

Mettez dans la bannette à lire tous les documents, magazines, mémos ou autres documents que vous devez absolument lire un jour. C’est mieux que de les avoir éparpillé partout ou de les avoir mélangé à votre corbeille d’entrants.

En effet, quand vous aurez cinq minutes vous pourrez piocher directement dans la bannette à lire sans chercher désespérément autour de vous ce que vous pourriez prendre. Pareil si vous avez un voyage en train ou en avion de prévu, cela vous permet de mettre la main rapidement sur ce que vous avez à lire. Bien sûr, à l’ère du tout numérique rien ne vous empêche d’avoir la même chose sur votre ordinateur

Mettez dans la bannette des entrants (en cours) le courrier que vous n’avez pas dépouillé ainsi que tous les dossiers projets qui sont éparpillés sur votre bureau. S’ils sont trop volumineux pour entrer dans la corbeille, remplacez-les par une feuille A4 sur laquelle est écrite le nom du projet avec la date du jour. Exemple : conseils en décoration Monsieur Dupont 31/08/2017.

Étape 2 :

Prenez une vingtaine de minutes pour noter toutes les idées, toutes les choses que vous devez faire et qui sont dans votre cerveau. Même si ces choses sont personnelles.

Attention notés en une et une seule par page A4 et datez cette page. Je sais que ça représente du volume mais c’est indispensable pour l’étape numéro 3.

Par exemple :

  • inscrire Dominique à la danse ;
  • terminer le projet X ;
  • préparer la réunion sur le plan de formation 2018 ;
  • ranger le placard de l’entrée.

Cette étape peut vous prendre plusieurs longues minutes. Surtout si vous avez beaucoup de choses sur le feu et que vous n’avez pas de système pour les noter.

N’hésitez pas dans ce cas à le faire en plusieurs fois dans votre journée ou dans votre semaine.

L’idée c’est que tout ce qui pollue votre cerveau soit posé sur ces fameuse feuilles A4. Et que ces feuilles A4 ne traînent pas n’importent où. . Elles doivent être déposées dans un endroit clairement identifié et facile d’accès (comme votre boîte d’entrants que ce soit fait de façon informatique ou papier).

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Source : Pixabay

Étape 3 :

Reprenez chaque feuille A4 et notez en dessous la première action à entreprendre et si possible la seconde. Si vous pensez à plein de choses concernant le sujet inscrit sur cette feuille notez les pour vider votre cerveau sur cette même feuille.

Par exemple :

  • Inscrire Dominique à la danse :
    • chercher sur Internet le numéro de téléphone de l’école de danse
    • appeler l’école de danse

Vous verrez du coup très rapidement ce que vous avez à faire pour chaque projet. À vous ensuite de déterminer dans l’étape 4 ce que vous allez faire de cette feuille.

Étape 4 :

Avec chacun des éléments de votre boîte d’entrants, il vous reste à déterminer si :

  1. vous les supprimer en les jetant directement dans la poubelle
  2. vous le faites si la tâche prend moins de 2 minutes à faire
  3. vous le déléguez immédiatement à quelqu’un de plus compétent ou de plus disponible que vous pour le faire
  4. vous le classez soit physiquement dans le dossier adapté, soit informatiquement en le scannant et en le plaçant dans le dossier adapté
  5. vous le planifiez dans votre to-do liste (Bullet Journal) ou dans votre agenda
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Source : Pixabay

Combien de temps cela prend-t-il ?

La première fois, je ne vous le cache pas, c’est super long car il faut prendre le temps de tout, TOUT mettre à plat pour, enfin, pouvoir se vider la tête.

Maintenant, au quotidien c’est très rapide quand j’ai un coup de téléphone, une idée qui jaillit dans mon cerveau ou une visite dans mon bureau qui nécessite que je note quelque chose. J’attrape rapidement une feuille bleue, je note dessus les éléments, je la DATE et je la place dans ma boîtes d’entrant. Cela me permet de finir de me concentrer de terminer ce que j’étais en train de faire. Je reviendrai donc plus tard dans ma boîte d’entrants pour faire le point et déterminer l’étape 4 expliquée ci-dessus.

Pour ne pas vous laissez déborder, pensez à regarder régulièrement vos entrants notamment lorsque vous inscrivez vos tâches dans votre Bullet journal.

Le fait de dater chaque entrant vous permettra de voir vos urgences.

Normalement, chaque soir avant de quitter le travail où chaque matin en arrivant et une fois en fin de semaine avant de planifier la semaine suivante. Cela vous permettra de partir chez vous le soir l’esprit tranquille et en fin de semaine de profiter de votre week-end.

Est-ce pour moi ?

C’est pour vous, si :

  • vous vous réveillez souvent en plein milieu de la nuit parce que vous pensez quelque chose que vous n’avez pas notée sur le moment ;
  • vous passez votre temps à noter sur différents supports (post-it, votre papier, bloc-notes de votre Smartphone…) les idées qui vous viennent et vous ne retrouvez jamais vos notes au moment où vous en avez besoin ;
  • vous êtes très créatifs et vous passez votre temps à voir des idées que vous oubliez très rapidement faute de les noter ;
  • vous pensez sans arrêt au travail quand vous êtes à la maison et à la maison quand vous êtes au travail ;
  • vous savez que vous avez plein de choses à faire et vous ne savez pas par quoi commencer (il vous suffira de piocher dans votre corbeille d’entrants)…
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Source : Ikea

Quel outil pour une collecte de données efficace ?

Pour ceux qui ont un poste de travail fixe et/ou qui aiment encore le papier :

Récapitulons : vous aurez besoin d’une corbeille à papier à 3 trieurs comme celle-ci que j’ai achetée chez IKEA. Un trieur vous servira à entreposer votre tas de feuilles A4 vierges. Un trieur vous servira à entreposer ce que vous devez lire. Le dernier servira à entreposer vos entrants.

Cette corbeille devrait être placée à proximité immédiate de votre poste de travail pour qu’en tendant le bras vous puissiez attraper une feuille vierge.

Pour ceux qui ont un poste de travail nomade et/ou qui aiment les nouvelles technologies :

Je vous suggère de vous équiper d’Evernote que je trouve très utile et pertinent. Il est surtout gratuit pour la version classique. Bien sûr, il existe d’autres solutions sur le marché. À vous de trouver ce qui vous convient le mieux.

Infos utile sur evernote :

Vous pouvez télécharger Evernote ici.

À vous de jouer !

Et vous ? Comment organisez-vous la collecte de vos données ?

J’espère que ces informations, trucs et astuces et conseils vous auront été utiles même si je sais que ce n’est pas exhaustif.

N’hésitez pas à me faire part de vos questions, de vos suggestions et autres conseils pertinents dans vos commentaires. Merci

Nathalie

 

 

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